De Circulaire #221: de efficiëntieditie 🏎️

Hallo!

Afgelopen Kerst vulde u mijn traditionele lezersenquête in . Ik stelde daar de vraag welke artikelen u graag wilde lezen in het nieuwe jaar. Met stip op de eerste plek: een reeks artikelen over hoe ik mijn informatie organiseer.

Dat snap ik, want we hebben allemaal een drukke agenda, met een eindeloze hoeveelheid to-do’s, afspraken en dingen die je moet verwerken. Hoe schep je orde in die chaos? In een serie artikelen neem ik je graag mee in hoe ik dat doe, deze keer het eerste deel.

En als u nu denkt: sinds wanneer is De Circulaire stiekem een dependance geworden van de Intermediar : ik heb ook gewoon linkjes en gifjes voor je. Mag je ook gewoon lekker naar doorscrollen.

Veel efficiënt plezier, met deze Circulaire !

Bouw je eigen kennissysteem, deel 1: de zin en onzin van PKM

Als schooljongen vond ik het al leuk om dingen te verzamelen, organiseren en categoriseren. Eerst waren dat postzegels, later werden dat Magic: The Gathering -kaartjes. Nog later werden het LP’s en MP3-tjes die ik van Napster had afgehaald. En inmiddels verzamel ik ook kattengifjes en leuke linkjes.

Ik denk dat het daarom voor mij natuurlijk komt om alle informatie in mijn leven óók te organiseren. Een eigenschap die handig van pas komt in een wereld waarin er elk moment van de dag enorm veel op je afkomt: e-mails, berichtjes via sociale media en instant messaging, en de ideeën die je zelf hebt.

Hoe maak je chocola van die enorme stroom aan informatie?

De meeste mensen zullen daar een vorm voor hebben gevonden (of die nu adequaat is en bevalt of niet). Je zet afspraken in een agenda. Dingen die je moet doen schrijf je ergens op. En je maakt aantekeningen van gesprekken en vergaderingen. Eigenlijk doet iedereen, bewust of onbewust, dus aan persoonlijk kennismanagement (PKM).

In ons huidige informatietijdperk, en zeker als je een kenniswerker bent, is dat een vrij essentieel onderdeel geworden van ons leven. Het is dus niet zo gek om je af te vragen: hoe richt je dat proces zo goed mogelijk in? En waar begin je?

De efficiëntiefacade

Misschien denk je: begin praktisch. Wat is de beste to-do app? Welke kleur krijgen de verschillende soorten afspraken in mijn agenda? Zal ik m’n aantekeningen gaan organiseren met tags, folders of zelfs met zettelkasten ? Of ga je urenlang video’s kijken van YouTubers die je garanderen dat zij de perfecte formule hebben gevonden voor jouw PKM?

Toen ik een paar jaar geleden zelf serieus begon na te denken over dit onderwerp was dat precies wat ik deed. Heel begrijpelijk, maar achteraf snap ik dat het een valsstrik was. Want in plaats van na te denken over waarom en wat je gaat organiseren spring je gelijk naar hoe je dat gaat doen. Het organiseren van je informatie is echter geen doel op zich, maar een middel zodat je beter kunt werken.

Ik ben een warm pleitbezorger van de ideeën van de Britse schrijver Oliver Burkeman, die in 2021 het zelfhulpboek Four Thousand Weeks publiceerde waarin hij deze efficiëntiefacade grondig onderuithaalt. Zijn centrale idee is dat mensen in de hedendaagse kapitalistische samenleving zichzelf een soort worst voorhouden: als ze maar efficiënt genoeg dingen voorbereiden en alle mogelijkheden openhouden dan komen ze in de toekomst toe aan de dingen die ze écht willen. Maar de wrange waarheid is dat we maar een fractie kunnen doen van alle dingen die we willen en vooral héél veel niet zullen kunnen doen; het leven is maar kort, en dan ga je dood. Lang voordat je alles hebt gedaan wat je ooit wilde doen.

Dat is geen fijn idee, en daarom raken mensen verlamd met keuzestress: als ik nú niet de beste keuzes maak voor de rest van mijn leven dan kan ik nooit bereiken wat ik écht wil. Wat er ironisch genoeg toe leidt dat mensen dus niks doen en eindeloos blijven tobben over wat ze beter hadden kunnen doen.

Een pragmatische aanpak

Hoe (voor)kom je dat het organiseren van je persoonlijke informatiehuishouding een efficiëntiefuik wordt?

Ik denk dat de truc vooral is om het te zien als een proces dat altijd doorgaat en waar je af en toe dingen in aanpast, in plaats van dat het een project is met een duidelijk einddoel en een datum. Zie het als een soort hobbyproject, een oude fiets waar je af en toe de ketting van vervangt en de banden oppompt. En als dingen goed werken, dan laat je ze zitten.

Een wat concreter voorbeeld. Stel dat je op zoek bent naar iets voor je to-do’s. Een vraag zou dan kunnen zijn: "wat is de beste todo-app?". Het antwoord daarop is nogal saai, maar ook simpel: dat ligt eraan wie jij bent en wat je nodig hebt. Sommige mensen willen het liefst een todo-app met uitgebreide integraties met andere apps, tags, geneste lijstjes en 100 toeters en bellen. Andere mensen vinden een kladblok en een pen genoeg. Er is hier dus geen goed antwoord.

Ik gebruik hier ook bewust het woord 'gereedschap' en niet 'app'. Digitale apps zijn niet beter of slechter dan hun analoge equivalenten. Als je merkt dat pen en papier beter voor jou werken dan een app op een smartphone is dat wat je moet gebruiken.

Er kan natuurlijk wel een goede reden zijn om toch een ander gereedschap te kiezen, als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat het tegen je gaat werken. Dan loont het om wel op zoek te gaan naar een alternatief. Maar pas ook hier op dat je niet teveel gaat doen: zie het als het kopen van een nieuwe koelkast of wasmachine, niet als het bouwen van een extra verdieping op je huis. Maak een lijstje van wat je graag wilt in je nieuwe gereedschap en probeer er een paar uit voor een week, en kies er dan eentje die het beste voor jou werkt. Maak er geen queeste van.

En hoe je dan vervolgens je gereedschap het beste kan gebruiken? Daar ga ik in de volgende artikelen dieper op in. Te beginnen met de plek waar alles begint: je agenda.

Heb je zelf tips voor hoe je jouw persoonlijke informatie organiseert? Of vragen? Opmerkingen? Ongezouten kritiek? Laat het me weten: reply op deze nieuwsbrief of mail naar hay@haykranen.nl

De beste linkjes

• Ver goan zingen! Sommige lezers zullen waarschijnlijk nog hun roes aan het uitslapen zijn van de carnaval. De Volkskrant liep mee met de Limburgse koningin van de vasteloavond : Beppie Kraft (78) .

• En nu we het toch over Limburg hebben: wat heeft de Limburgse band Rowwen Hèze te maken met de Amerikaanse podcast Radiolab ? Trouwe lezer en medelid van mijn audiocollectief Lieven is met vaderschapsverlof en daarom mocht ik een gastbijdrage schrijven voor zijn nieuwsbrief Heb je nog een podcasttip. Over waarom de makers van zijn favoriete podcast me doen denken aan een typisch Limburgse bespotting .

• Klaar met op je telefoon kijken in de metro? Speel dan eens het geheime pokerspel .

• Opening van Philip Glass, maar dan in iets meer dan 100 regels Javascript (klik rechtsonder op ‘Compile en play’).

• Tussen 2000 en 2009 nam een enthousiaste medewerker van Paradiso honderden concerten op onder de naam Fabchannel . En heel vet: diezelfde medewerker is ze sinds vorig jaar op YouTube aan het zetten .

• Trouwe lezer Maurice meldde nog naar aanleiding van de editie over Big Tech-alternatieven dat hij in plaats van Google gebruik maakt van Ecosia om te zoeken. Ze claimen bomen te planten voor elke zoekopdacht.

• Er is wat gedoe rondom Mozilla, de maker van browser Firefox. Recent verwijderde de browsermaker een passage op haar website over dat ze nooit de data van haar gebruikers zou verkopen . De wijziging volgt op een herstructering van de top van de organisatie . Ik vind het lastig om goed in te schatten wat er precies aan de hand is en in hoeverre dit betekent dat je Firefox niet meer kunt gebruiken als privacy-vriendelijk alternatief voor de andere browsers. Wel iets om goed in de gaten te houden lijkt me.

• Iets wat na de farce met Trump en Zelensky afgelopen week toch wel duidelijk zou moeten zijn: we moeten niet de complete Nederlandse ICT gaan verhuizen naar de VS .

• En je hoeft niet in complottheorieën te geloven om aan te nemen dat Trump een Russische asset is .

• Als u zich afvraag hoe dit allemaal af gaat lopen: dit is het pad naar Amerikaans autoritarisme . In het kort: verwacht geen Nazi-Duitsland maar eerder het Hongarije van Orbán of het Turkije van Erdoğan.

• Wat je zelf kunt doen om minder bespioneerd te worden liet John Oliver afgelopen week goed zien: deze instellingen kun je aanpassen in je Facebook en Instagram-accounts .

• Leuk spelletje: raad de stad op basis van een video van iemand die in die stad rondloopt .

• Vandaag leerde ik dat een van de aanleidingen voor etnische spanningen in Kosovo (en uiteindelijk de oorlog in Joegoslavië) een incident uit 1985 was waar een Servische boer zich anaal probeerde te bevredigen met een bierflesje .

• De intro van Star Trek: The Next Generation , maar dan komt de muziek vanuit de Enterprise zelf .

• Terug in de tijd: de geschiedenis van de Tamagotchi en de bijbehorende CD-ROM game .

• Een auto die niet tegen vanilleijs kan. Een trein die stopt als je de WC doorspoelt En meer computerbugs die echt zijn maar klinken alsof het flauwekul is . (via Joost & Kees )

De beste gifjes

Zowel mijn geliefde Chef Kattengifjes als haar echtgenoot zaten de afgelopen week behoorlijk in de lappenmand: griep, bronchitis en zelfs een allergische reactie. Gelukkig waren er kattengifjes om ons op te vrolijken!

Wie heeft de bloempot omgegooid? Inderdaad, die lul die een koprol maakt.

De kat en het nieuwe speelkameraadje moesten nog even aan elkaar wennen.

En deze ook, maar dat kwam goed!

En dat was het!

In de volgende Circulaire dus hopelijk het volgende deel van mijn artikelen over PKM. Zet het vast in uw agenda (want daar gaat dat artikel over): maandag 17 maart 2025, om 20.00.

Tot dan!