De Circulaire #222: de agenda-editie 📆

Hallo!

Ik heb zelf elke twee weken op maandag in mijn agenda een herhaalafspraak staan dat dan de Circulaire moet uitkomen. Een goede herinnering, want het zou toch verschrikkelijk zijn als ik dat een keer zou vergeten? Hoe u zelf uw agenda het beste kan bijhouden leest u in deze Circulaire .

Verder: wat kettingzagen te maken hebben met bevallingen en waarom katten verantwoordelijk zijn voor de malaise in het OV.

Ik wens u veel plezier met deze Circulaire!

Zo bouw je een eigen kennissysteem, deel 2: de agenda

In de vorige Circulaire kon u lezen over de zin en onzin van persoonlijk kennismanagement (PKM) . In deze editie neem ik u graag mee naar de eerste van de drie fundamenten onder PKM: de agenda.

Volgens chronemics , de studie naar hoe mensen tijd ervaren zijn er grofweg twee manieren waarop culturen tijd beleven: monochroon en polychroon. In een monochrone cultuur doen mensen één ding tegelijk, zijn op tijd op afspraken en veranderen hun plannen meestal niet. Polychrone culturen kenmerken zich juist door een veel lossere verhouding met de tijd en afspraken.

Ik denk dat u niet lang hoeft na te denken tot welke van die twee Nederland behoort. Veel Nederlanders zijn gehecht aan op tijd op afspraken komen. Hate it or love it , maar in een monochrone cultuur is een agenda dus essentieel.

Hoe je die agenda beheert is verder aan jou. Of dat nou digitaal of op papier is, gebruik wat je zelf het prettigst vindt.

Ik gebruik zelf Google Calendar. Ik vind het fijn dat er zowel een goede website is als een prettige app. Ik maak geen gebruik van integratie met de standaard agenda-app op mijn Mac, want ik heb slechte ervaringen met afspraken die verdwijnen of waar het op een andere manier mis gaat. Eigenlijk wil ik op termijn wel af van Google Calendar, want het is toch weer een big tech-dienst (tips zijn welkom).

Een digitale agenda heeft een aantal voordelen die je op papier niet hebt en waar ik veel gebruik van maak.

Kalenders delen
Ik heb iets van vijf agena’s die ik tegelijkertijd zie. Dit zijn mijn privé-agenda, die van mijn geliefde Chef K, de agenda van de vergaderzaal van mijn kantoor, die van een project waar ik samen met mensen in zit én een urenschrijfagenda (waarover later meer). Vooral het delen van de agenda met de Chef K. maakt afspraken afstemmen een stuk handiger.

Herhalingen
Ik veel gebruik van herhalende afspraken, onder andere voor verjaardagen, feestdagen en terugkerende vergaderingen en cursussen.

Locatie en opmerkingen
Ik probeer als ik een afspraak maak altijd zoveel mogelijk informatie erin te zetten, zodat ik niet op het moment zelf nog in mijn mail moet lopen graven. Denk aan een Zoom- of Teamslink (dat kan in het opmerkingenveld), of de precieze locatie (inclusief ruimte) van een vergadering. Ook als er dingen zijn die ik moet meenemen dan kan dat in het opmerkingenveld. Als het echt heel belangrijk is dan zet ik het zelfs in de titel van de afspraak: “Feestje Pascal ZWEMKLEREN MEENEMEN”. Bij afspraken waarvan ik nog niet zeker ben zet ik een vraagteken voor de titel: “? Karaoke met de buren”.

Archief
Één van de manieren waarop ik ook probeer om niet volkomen afhankelijk te zijn van big tech-bedrijven is door regelmatig backups te maken van al mijn data uit de cloud. Bij Google Calendar krijg je de data in het zogenaamde ICS-formaat. Het aardige is dat dit een open standaard is en je dat daarom weer verder kunt verwerken of elders importeren. Ik heb bijvoorbeeld een fysieke uitdraai gemaakt van een deel van die agenda, want ook digitale dragers kunnen vergaan.

Iets anders wat ik ook doe op mijn persoonlijk archief beter te maken is afspraken in mijn agenda zetten nadat ze zijn gebeurd. Spontaan koffiedrinken met iemand bestaat in deze hyperefficiënte samenleving nog steeds, maar ik vind het wel fijn om in mijn agenda (en archief) terug te zien dat er iets gebeurd is.

Herinneringen
Herinneringen zijn niet alleen handig om op tijd een melding te krijgen dat je afspraak zo begint, maar ook om tijdgebonden acties in te plannen. Bijvoorbeeld een abonnement dat automatisch gaat verlengen (en dat je na een jaar misschien wilt opzeggen) of dat je juist handmatig moet verlengen. Of als er bijvoorbeeld een keer aangekondigde werkzaamheden zijn aan de stroomvoorziening of het internet over een paar weken: als je dat gelijk in je agenda zet sta je later niet voor een verrassing.

Tijd schrijven
Ik gebruik mijn agenda als freelancer om mijn tijd bij te houden. Er zijn ongetwijfeld efficiëntere systemen (ik hoor ze graag) maar voor mij werkt het prima. Hoe dat gaat: ik houd alle uren bij, zowel voor betalende cliënten als mijn eigen onbetaalde uren voor administratie, communicatie en zelfontwikkeling (zoals het schrijven van deze nieuwsbrief). Ik voorzie alle afspraken in de titel van een projectcode, die altijd begint met de letter ‘P’ en een cijfer. Elke code staat voor een ‘project’ of activiteit. P101 is bijvoorbeeld schrijven aan deze nieuwsbrief, P236 is het werk dat ik doe voor mijn audiocollectief De merel uit de machine , P107 is reistijd, etcetera.

Eens per maand draai ik een scriptje dat al die tijdcodes en afspraken ophaalt uit mijn agenda en ze omzet in het spreadsheet-formaat CSV. Die importeer ik vervolgens in Excel en zo kan ik makkelijk mijn uren boeken voor mijn verschillende opdrachtgevers.

De volgende keer in deze serie: hoe je omgaat met je to do’s.

Mediadieet

Wat ik luisterde en las.

• The Redemption of Jar Jar Binks (2023) . In 1999 kwam The Phantom Menace uit, het eerste deel van de prequel -serie van Star Wars. De ontvangst was niet bijzonder positief. De kritiek leek zich specifiek op één ding te richten: het volledig digitale personage Jar Jar Binks. Ahmed Best, de acteur die de stem en de bewegingen van het karakter vorm gaf, kreeg bakken met haat over zich heen. In deze podcast wordt in zes delen onderzocht waar die haat vandaan kwam en hoe het destijds opkomende internet een cruciale rol speelde. (Met dank aan Lieven voor de tip). ★★★☆

• Meditations for Mortals . Boek van Oliver Burkeman over hoe je kan omgaan met de druk en complexiteit van het moderne leven, in de vorm van 28 kleine hoofdstukjes. Dit boek heeft dezelfde thematiek als zijn vorige ( Four Thousand Weeks) dat ik in een eerdere editie vier sterren gaf . Als je dat al hebt gelezen zul je hier wellicht niet veel nieuws in vinden. Het is daarom een kwestie van smaak of je liever stukjes leest in een kort boek, of iets lijverige hoofdstukken. Hoe dan ook: dit boek of Four Thousand Weeks zijn dikke aanraders. ★★★★

Ik mag één exemplaar weggeven van het nieuwe boek van Burkeman in de Nederlandse vertaling ( De 4 weken reset ) met dank aan trouwe lezer Lydia van Maven Publishing. Laat me weten (reply op deze nieuwsbrief) waarom je dit boek graag wilt hebben en het beste antwoord krijgt ‘m thuisgestuurd.

De beste linkjes

• Kunstenaar Willem Wits zat in 2016 acht uur lang achter elkaar op een knopje te drukken om het lichtje van de Rembrandttoren te “bedienen”. (fun fact: Willem vertelde me dat ze dit destijds hebben opgenomen in een isoleercel ).

• Zie één woord vertaald in alle talen binnen Europa .

• Een artikel voor de échte nerds: een geschiedenis van de icoontjes van de Windows terminal-emulator PuTTY .

• Rare gegenereerde webshit op yyyyyyy.info .

• Hoe het is om 20 jaar aan hetzelfde softwarepakket te werken .

• Het bizarre verhaal van de man die vijf jaar voor (bijna) niks in een New Yorks hotel verbleef en claimde dat dit hotel ook zijn eigendom was .

• De Verenigde Staten zijn onder het bewind van Trump en alle techbaronnen geen demoratie meer, en ook geen oligarchie of aristocratie, maar een appistocratie .

• En wat doet de appistocratie? Het internet overspoelen met SNARF .

• This American Life had een uitstekende aflevering over leugens. Vooral interessant was het interview met Masha Gessen over waarom Trump idiote dingen zegt waarvan iedereen weet dat ze niet waar zijn .

• Search Engine had een uitstekend verhaal over wat we moeten doen met al die tieners die hun huiswerk maken met ChatGPT .

• Niet lezen als je aan het eten bent of een zwakke maag hebt: de eerste kettingzagen waren niet om bomen om te zagen maar om keizersnedes mee te doen .

• Alfagok is een leuke nieuwe Nederlandstalige Wordle -kloon. Waar in het alfabet bevindt het woord van de dag zich ?

• Jonah zong de afgelopen vijftien maanden elke dag één woord van All Star van de rockband Smash Mouth . (via de Chef K.)

• Heb je nog ergens €1,3 miljoen euro liggen? Dan kun je in Haarlem een boekhandel kopen waar de tijd heeft stilgestaan . (via Marloes )

• Historisch feitje uit een tijd dat dit nog het meest opzienbarende was om te vertellen over een Amerikaanse president: George H. W. Bush had écht een enorme hekel aan broccoli .

De beste gifjes

Lotte Belice, mijn geliefde Chef Kattengifjes, doet sinds kort een naaircusus. Ze heeft inmiddels al een etui voor me genaaid en is nu bezig met een shirt. Gelukkig heeft ze ook nog wat draadjes kunnen vinden naar leuke gifjes!

Games met katten zijn nog geen succes bij honden.

Aquaria als alternatief voor drinkbakken wel bij katten, maar of de bewoners van die aquari daar blij mee zijn…

En hier is het bewijs dat de drukte in het OV niet komt door te weinig treinen maar door harige problemen.

En dat was het!

De volgende Circulaire verschijnt op maandag 31 maart. Hopelijk kan ik dan een tipje van de sluier oplichten over het tijdschrift dat ik eind dit jaar wil uitbrengen om het tienjarig jubileum van deze nieuwsbrief te vieren.

Tot dan!